Fietslease dat is slim en snel geregeld!

Leasefiets via de werkgever!

Vanaf 2020 slechts 7% bijtelling

Vanaf 2020 lease je jouw stadsfiets, racefiets, MTB of e-bike tegen een bijtelling van slechts 7 procent. Vanaf zo’n 5 euro per maand ben je al onderweg

MEER WETEN DOE DE RONDLEIDING ►►

Een Leasefiets van de werkgever?

Daar kan je mee thuiskomen!

Maar ook in het weekend kunt u er onbezorgd gebruik van maken

U kunt hier uw werkgever aanmelden ►►

Door de weeks in je nette pak?

In je vrije tijd in je racepak!

Een fiets van de werkgever pak je altijd

Hoe pak ik een fiets van de werkgever ►►

Checklist voor de werkgever

U kunt zelf het beste bepalen hoeveel medewerkers u wilt faciliteren. Bij ons maakt het niet uit of het nu om één of duizenden fietsen gaat. Heel belangrijk voor u is dat u er geen omkijken naar heeft en u totaal ontzorgd wordt. Aan de hand van onze checklist weet u zeker dat u niets over het hoofd heeft gezien.

DeLeaseWinkel kan u gegarandeerd van dienst zijn. Vandaar ons motto "Fietslease dat is slim en snel geregeld".

Wel is het van belang dat u als werkgever in specifieke gevallen zelf ook het één en ander in moet regelen om zo niet voor onverwachte verrassingen te komen te staan. Deze aandachtspunten hebben wij ook opgenomen in de checklist. 


 Check 1 - Stel  ik overweeg een aanbesteding?

Als u een aanbesteding overweegt kunnen wij u alleen van dienst zijn als het gaat om één merk fiets, gecombineerd met één onderhoudsadres, één vaste verzekering en één vaste leverancier. Bij een aanbesteding komt namelijk geen emotie kijken, het gaat hier alleen om de beste voorwaarden in combinatie met de beste prijs voor het gewenste.

Bij een fiets van de medewerker komt juist wel "veel emotie" kijken. Zo wil de ene medewerker een conventionele fiets, de ander overweegt een elektrische fiets, een mountainbike of een racefiets, maar ook kleur en smaak spelen vaak een belangrijke rol bij de keuze. Heel belangrijk is ook de hoogte van de vergoeding. Met een hogere vergoeding maakt men vaak de keuze voor een duurdere of een betere fiets die het beste bij de situatie past. Kortom de complexheid van variaties maakt het onmogelijk om een aanbesteding te doen als het om meerdere merken en of modellen gaat.


 Check 2 - Budget bepalen

Aan de hand van een budget kunt u zelf bepalen waar de mogelijkheden liggen. Het maakt hierbij niet uit of u nu een vaste vergoeding per medewerker verstrekt of dat u vanuit een reiskostenvergoeding werkt met een maximum van 19 cent per kilometer. Belangrijk is dat u aan u medewerker kunt vertellen dat hij of zij voor een vastgesteld bedrag per maand een fiets uit mag zoeken.

Rekenvoorbeelden:

  • De medewerker krijgt een vast bedrag van € 45,- per maand. Het bedrijf meldt zich aan bij DeLeaseWinkel en de medewerker mag voor dit bedrag op de website gaan shoppen.
  • Een medewerker krijgt een reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer. Hij of zij rijdt 20 kilometer per dag en ontvangt hiervoor dus € 3,80. Deze vergoeding mag u voor 214 dagen per jaar uitkeren. De medewerker ontvangt dan € 813,20 per jaar. Kiest hij of zij voor de Leasefiets, dan kan de medewerker op de site van DeLeaseWinkel gaan shoppen voor een bedrag van € 67,76 per maand.

  Check 3 - Komt elke medewerker in aanmerking en hoe krijg ik ze op de fiets?

Als werkgever bepaalt u natuurlijk zelf of de medewerker in aanmerking komt. Wel kan het voor u belangrijk zijn dat de medewerker met toestemming daadwerkelijk op de fiets komt. Denk hierbij aan parkeerplaatsbesparing, vitaliteit, minder fileverstoring enz. Helaas is het moeilijk om een door u in het verleden toegezegde reiskostenvergoeding onder druk te zetten en te bepalen dat hij of zij maar met de fiets moet komen. Veelal is deze reiskostenvergoeding door de werknemer al gespendeerd. Dit kan zijn omdat de medewerker al een Privé Lease contract voor een auto is aangegaan of dat hij of zij een andere manier heeft bedacht om op het werk te komen, stel een OV abonnement of iets dergelijks. Het is dan ook van belang om dit op voorhand goed te inventariseren daar anders het verwachtingspatroon door u verkeerd kan worden ingeschat.


 Check 4 -  Welke verplichting heb ik als werkgever/contractant

Bij het aangaan van een leasecontract is er altijd sprake van rechten, plichten en regels waar men zich aan dient te houden. Lees daarom altijd de Algemene Voorwaarden Leasefiets. Bekijk hier De Algemene Voorwaarden


  Check 5 - Een eigenbijdrage toestaan, goed inregelen en de controle slag

Als u in overleg met de medewerker een vergoedingsbedrag heeft bepaalt kan het zijn dat de medewerker zelf maandelijks een eigenbijdrage wil betalen omdat hij of zij een duurdere, betere of mooiere fiets wil hebben. Als u hier mee akkoord gaat is het van belang om hier de gevolgen van te overzien. Een eigenbijdrage moet verrekend kunnen worden, immers u als werkgever gaat het contract aan. Een oplossing zou kunnen zijn directe inhouding op het salaris per maand. Een logisch gevolg hiervan is dat dit met de HR of de salarisadministratie ingeregeld moet worden. Een voordeel van onze werkwijze is dat de medewerker aan de hand van uw toezegging gaat shoppen op DeLeaseWinkel. Zodra hij of zij een bestelling doet komt alles in beweging. De contracten worden opgemaakt en worden naar de aangewezen contactpersoon verzonden. Deze controleert de afspraken en verwerkt de eigenbijdrage gelijk in de salarisadministratie. Hierdoor is alles helder en ontstaat er geen discrepantie.

Heel belangrijk: Bij de eigenbijdrage is de hoogte. Onze ervaring leert dat een maximum van € 20,- aan eigenbijdrage per maand geen problemen oplevert. De eigenbijdrage is hiermee te overzien en bij beëindiging van een dienstverband makkelijk verrekenbaar met de laatste salarisafrekening.


 Check 6 - Een contactpersoon aanstellen

Uit de vorige check is duidelijk geworden dat één contactpersoon of één vaste afdeling het beste werkt om er zo min mogelijk omkijken naar te hebben. In vele gevallen is dit de personeelsfunctionaris of de HR afdeling. Korte lijnen, duidelijke afspraken en altijd controle.


 Check 7 - Wat te doen als een medewerker gedurende het leasecontract de zaak verlaat?

Een van de belangrijkste vraagstukken bij het verstrekken van een Leasefiets via de werkgever is de vraag: "Wat gebeurd er als de medewerker tussentijds het bedrijf verlaat". Blijf ik als werkgever dan met de fiets zitten? Dat kan wel maar hoeft niet. Van belang is dat u hier duidelijke afspraken over maakt. Er zijn namelijk meerdere wegen die naar Rome lijden:

  • U kunt een zakelijk afgesloten contract tussentijds omzetten naar een Fiets Privé Lease contract. (De medewerker kan dan niet de BTW verrekenen die u als bedrijf wel kunt doen).
  • U kunt in uw arbeidsvoorwaarden opnemen dat de medewerker u vergoedt voor de resterende termijnen en deze met de laatste salarisafrekening verrekenen.
  • U kunt intern iemand anders zoeken voor de resterende looptijd maar hier zit een risico aan.
  • U kunt er voor kiezen om in één keer het contract te ontbinden. Zie hiervoor De Algemene Voorwaarden Leasefiets (Artikel 15)

 Check 8 - Kan ik als werkgever ook iemand met een jaarcontract een leasefiets faciliteren? 

Vanzelfsprekend ligt het leasetarief op basis van 12 maanden hoger als dat van de langere looptijden. Hierdoor bestaat de kans dat de vergoeding niet toereikend is om voor 12 maanden een arrangement aan te gaan. 

Stel het leasetarief van de gekozen fiets is op basis van:

12 maanden € 70,- per maand
24 maanden € 60,- per maand
36 maanden € 50,- per maand

U vergoedt per maand € 50,- . Dan is het voor de medewerker wel mogelijk om een 36 maanden contract dekkend af te sluiten, maar op basis van 12 maanden komt de medewerker € 20,- per maand te kort. In de basis kunt u voor de medewerker geen langer contract aan gaan want u weet op voorhand niet of de medewerker blijft.

De meest voor de hand liggende oplossing hiervoor is:

Het eerste jaar

Omdat de medewerker 12 X € 20,- = € 240,- te kort komt om het contract financieel dekkend te krijgen betaald hij dit bedrag in één keer op voorhand en u stopt het in de reservering. Als het contract van de medewerker stopt na 12 maanden is het hele contract betaald. Vanuit de vergoeding 12 x € 50,- + vanuit de reservering  € 240,- maakt totaal € 840,- dit gedeeld door 12 is € 70,- per maand.

Het tweede jaar

Blijft hij of zij het tweede jaar bij het bedrijf dan zou er initieel ook het tweede jaar nog steeds een te kort zijn 12 x € 10,- = € 120,- ook dit bedrag gaat weer in de reservering. Stopt het arbeidscontract na 24 maanden dan is alles net als bij het eerste jaar weer afgedekt.

Het derde jaar

In het derde jaar ontvangt de medewerker nog steeds € 50,- per maand. Dit bedrag zou dekkend zijn geweest om op basis van 36 maanden een contract aan te zijn gegaan. Inmiddels zit er in de reservering vanuit het eerste jaar € 240,- + € 120,- vanuit het tweede jaar = € 360,-. Dit bedrag kan na het derde jaar aan de medewerker worden terug betaald hij of zij heeft immers vanuit de vergoeding al 36 x € 50,- betaald en hiermee is het contract voldaan.


 Check 9 - De aflevering van de fiets

De fiets wordt al naar gelang bij de medewerker thuis of op het bedrijf afgeleverd. In de meeste gevallen wordt er voor gekozen om de fiets op het huisadres af te leveren. Dit gaat vaak in een meer ontspannen situatie en biedt ook de mogelijkheid tot meer uitleg. Als de fiets is afgeleverd dient de medewerker zich te legitimeren en een de afleverbon te tekenen. Vanaf dat moment gaat het Leasecontract in en is de fiets verzekerd. 


 Check 10 - Kan de fiets aan het einde van het contract worden overgenomen?

Aan het einde van het contract heeft u of uw medewerker het eerste recht van koop met betrekking tot de fiets. Wanneer u hiervan gebruik wenst te maken, kunt u minimaal 1 maand voor het einde van de Leaseovereenkomst de prijs opvragen waartegen u de fiets kunt overnemen.

Het bedrag waarvoor een Leasefiets aan het einde van de looptijd kan worden overgenomen is sterk afhankelijk van de fiets en de voorwaarden in het contract. Bij operationele lease moet in de basis alles voor risico van de leasemaatschappij zijn. Dit geldt voor de aanschaf van de fiets, de verzekering, het onderhoud, de reparatie zo ook de restwaarde. Is dit niet het geval dan is er sprake van een financiering en gelden er andere regels. Als men concreet een fiets heeft uitgezocht is het mogelijk op voorhand een restwaarde inschatting te geven echter is en blijft dit een inschatting en kunnen er geen rechten aan worden ontleend.


Fietslease dat is slim en snel geregeld!

Ik wil mij als werkgever aanmelden ►►